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Effiziente und revisionssichere Berichtsprozesse im Konzern


Die TRILUX Group umfasst zahlreiche europäische Gesellschaften in Österreich, der Schweiz, Großbritannien, Frankreich, Benelux, Spanien, Tschechien,Ungarn, Italien, Polen und der Slowakei. Dazu kommen weitere Standorte in den USA sowie in China, Hongkong, Indien und auf den Philippinen. In über 100 Jahren Unternehmensgeschichte entstand eine weltweite Vertriebsstruktur, die den permanenten Austausch mit Planern, Installateuren und Anwendern sicherstellt. Insgesamt betreibt die TRILUX Group heute sieben Produktionsstandorte in Europa und Asien.

Die Internationalität und Dynamik der erfolgreichen Firmengruppe stellen hohe Anforderungen an das Berichtswesen. So sind bei der Konsolidierung und externen Finanzberichterstattung vielfältige lokale Regularien, diverse Währungsräume und kontinuierliche Änderungen im Konsolidierungskreis zu berücksichtigen. Die Antwort auf steigende Anforderungen bei TRILUX lautet: Standardisierung und Automatisierung sowie integrative Planung mithilfe eines professionellen Berichtssystems. Mit IDL hat das zuständige Konzernrechnungswesen die passende Systemlösung dafür gefunden.

IDL.KONSIS ist bereits langjährig für die Konsolidierung im Einsatz. Gestartet war die Unternehmensgruppe mit dem klassischen Berichtszenario: Die Tochtergesellschaften schickten ihre Daten in Excel-Packages an den Finanzbereich der Gruppe in Arnsberg. Dort wurden die Daten zentral zumeist manuell im Konsolidierungsprozess weiterverarbeitet und validiert. Die lokalen Abschlussprüfungen umfassten nicht die Prüfung dieser Excel-Packages. Seit dem Geschäftsjahr 2007 hat die Fachabteilung das Konzernberichtswesen zunehmend dezentralisiert und in die Unternehmensgruppe ausgerollt. Zusätzlich wurde ein weltweit einheitlicher Abschlussprüfungsprozess unter Hinzunahme der dezentral freigegebenen Einzelgesellschaftsberichte aus IDL.KONSIS implementiert.

Stringenter Konsolidierungsprozess
Heute sind rund 35 konsolidierte Gesellschaften in den Konsolidierungsprozess einbezogen. Sie erstellen jeweils ihre Einzelabschlüsse direkt in IDL.KONSIS nach Local GAAP und Group GAAP. Nach der Freigabe der Daten durch die lokal verantwortlichen Key User durchlaufen die Einzelabschlüsse eine lokale Wirtschaftsprüfung. Das hieraus resultierende standardisierte Audit Reporting wird dann in einem Web-Portal der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hochgeladen. Damit sind die Prüfungsergebnisse transparent und stehen für die Konzernkonsolidierung nach HGB zur Verfügung. Fremdwährungen werden automatisch im System in Euro umgerechnet, und für die Anhang-Angaben werden diverse statistische Konten über IDL.KONSIS abgefragt. Sämtliche SAP-Gesellschaften durchlaufen zudem vor Start der Arbeiten in IDL.KONSIS im sogenannten SAP ICR die gruppenweite Abstimmung der konzerninternen Bilanz-Beziehungen.

Zur effizienten Abwicklung trägt auch das weitgehend automatisierte Datenmanagement bei. Der größte Teil der Gesellschaften arbeitet mit SAP und bezieht seine aktuellen Basisdaten über die SAP-Standardschnittstelle von IDL.KONSIS. Die Daten des firmeneigenen Onlineshops watt24, der Microsoft Dynamics NAV im Einsatz hat, sind ebenfalls per Schnittstelle in das Berichtswesen integriert. Weitere Nicht-SAP-Gesellschaften aus Osteuropa sowie die chinesischen Gesellschaften, die ein separates SAPSystem nutzen, geben ihre Daten über einen standardisierten Excel-Erfassungsbaustein oder direkt in das Konsolidierungssystem ein. Sowohl beim Datenupload als auch bei der Konsolidierung sichern automatische Plausibilitätschecks und hinterlegte Prüfregeln fehlerfreie Daten sowie die fachlich korrekte Durchführung nach den jeweils gültigen gesetzlichen Vorgaben.

Mit diesem standardisierten Prozess erstellt TRILUX effizient und revisionssicher Quartalsabschlüsse und den Jahresabschluss. Den organisatorischen und technischen Rahmen definiert dabei eine vom Fachbereich ausgearbeitete Konzernrichtlinie, die u.a. auch einen dezidierten Zeitplan unter Nennung der jeweils für den Prozessschritt verantwortlichen Mitarbeiter(innen) für die Konsolidierung vorgibt. Mit zentral vorgegebenen und durchgeführten Buchungsschlüssen in den ERP-Systemen, Datenimporten und Excel-Dateiupload, IC-Abstimmung in den Buchhaltungssystemen und im IDL.KONSIS, Local Audits bis hin zur Erstellung und Prüfung des Konzernabschlusses ist sichergestellt, dass die Abschlüsse pünktlich vorliegen und dem Adressatenkreis (u.a. Geschäftsbanken, Geschäftsführung, Gesellschafter) zur Verfügung gestellt werden können.

Finanzplan für die Banken
Durch die Einführung von IDL.FORECAST ist TRILUX einen weiteren wichtigen Schritt zu mehr Effizienz im Konsolidierungs- und Planungsprozess mithilfe integrierter Finanzplanung gegangen. Ein wichtiges Ziel war dabei die Bereitstellung belastbarer Working Capital- Planzahlen und damit verbunden die gesellschaftsindividuelle als auch konsolidierte Planung von Liquiditätsbedarfen in der Gruppe. Daneben steht die Erfüllung von Berichtsanforderungen im Rahmen eines Konsortialkredits im Fokus. Der Bankenkreis fordert eine mehrjährige rollierende Konzern-Jahresplanung mit den Bestandteilen GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung. Nach Finalisierung der operativen Budgetplanung durch das Group Controlling werden dazu die Plan-GuV-Rechnungen in IDL.FORECAST eingelesen und auf dieser Basis Bilanz und Kapitalflussrechnung erstellt. Da in der durchgängigen Konsolidierungs- und Planungslösung Ist-, Forecast und Plandaten zentral in einem Tool vorliegen, sind jederzeit flexible Auswertungen mit Plan-Ist-Vergleichen und Prognosen pro Gesellschaft, pro Konzern oder in anderen Perspektiven möglich. Über die legale Berichterstattung hinaus generiert das Konzernrechnungswesen aus dem System zudem Reports und Plankonsolidierungen für die Unternehmenssteuerung.

Prüfungssicher und flexibel

Die standardisierten, weitgehend automatisierten Berichtsprozesse halten sowohl fachlichen Kontrollen durch Wirtschaftsprüfer und Banken als auch IT-Audits stand. Die zentral gesteuerte Berichtslösung lässt sich zudem einfach an neue Anforderungen anpassen. So können Veränderungen im Konsolidierungskreis flexibel und zeitnah in IDL.KONSIS abgebildet und Auswirkungen auf die Konzernkonsolidierung im Detail simuliert werden. Die Unternehmensleitung nutzt die Konsolidierungslösung in diesem Sinne auch als Testsystem, um Szenarien mit ihren finanziellen Konsequenzen durchzuspielen und auf dieser fundierten Basis unternehmerische Entscheidungen zu treffen.

Zitat: „Mit IDL.KONSIS können wir in verschiedenen Szenarien simulieren, wie sich Änderungen im Konsolidierungskreis auf den Konzernabschluss auswirken.“ Holger Gräbke, Leiter Group Accounting & Financial Controlling TRILUX Group Management GmbH (Bild rechts)

Die Lösung
TRILUX setzt im Konzernberichtswesen eine integrierte Konsolidierungs- und Planungslösung von IDL ein. Die Unternehmensgruppe erstellt damit termingenau den Jahresabschluss und Quartalsabschlüsse sowie eine konsolidierte Finanzplanung mit GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung. Sowohl die gruppenweite Berichterstattung als auch die Datenanbindung von SAP, Microsoft Dynamics NAV und Excel-Dateien verläuft weitgehend automatisiert. Über die revisionssichere legale und bankenkonforme Berichterstattung hinaus sind mit der flexiblen Systemlösung vielfältige Auswertungen, Plan-Ist-Vergleiche und Prognosen pro Gesellschaft oder gruppenweit möglich, die auch die interne Unternehmenssteuerung mit präzisen Entscheidungsgrundlagen unterstützen.

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